La qualité de copropriétaire entraîne l'obligation de participer au financement de toutes les dépenses entraînées par l'usage, l'entretien et le remplacement des équipements communs, par les services collectifs, ainsi que par l’entretien et l’administration des parties communes. Ces dépenses sont qualifiées de charges de copropriété. La participation de chacun est fonction des lots qu’il possède ; les quotes-parts de chacune des catégories de charges sont fixées par le règlement de copropriété.

Les charges générales

Elles sont composées des honoraires du syndic et de toutes les dépenses d’administration de la copropriété, des primes d’assurance, et de toutes les dépenses qui ne sont pas qualifiées de spéciales : suivant les cas, sont considérées comme charges générales les dépenses relatives aux espaces verts, aux éclairages extérieurs, aux canalisations communes, à la fourniture d’eau froide, etc.
Ces charges sont réparties au prorata des quotes-parts de propriété indivise des parties communes générales (« tantièmes généraux »)

Les charges spéciales

Ce sont celles relatives aux parties communes spéciales à certains copropriétaires seulement, ou bien qui ne bénéficient qu’à une partie des lots, ou encore qui présentent une utilité non proportionnelle aux quotes-parts de propriété indivise des parties communes générales.

Ce sont notamment les charges d'ascenseur, le chauffage collectif, le vide-ordures, l'interphone, ainsi que les dépenses d’entretien et de réparation des bâtiments ou des corps de bâtiments lorsque leurs parties communes appartiennent aux seuls copropriétaires des parties privatives qui les composent. Elles sont réparties suivant des grilles spéciales incluses dans le règlement de copropriété.

Avances et provisions sur charges

Le syndic peut demander le versement d’une avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel (appelée communément « fonds de roulement ») ; si elle n’est pas prévue au règlement de copropriété, elle peut être votée en assemblée générale à la majorité renforcée prévue pour les modifications du règlement.

Un budget prévisionnel doit être voté chaque année, en principe avant le début de l’exercice, et au plus tard dans les 6 premiers mois. Il ne peut inclure des dépenses qui ne sont pas des fournitures et charges d’entretien courant et de « maintenance », ni des diagnostics et études techniques.

Les copropriétaires doivent verser trimestriellement des provisions égales au quart du budget prévisionnel, exigibles le premier jour de chaque trimestre ; l'assemblée générale peut cependant fixer une périodicité différente.
Les copropriétaires doivent également verser des provisions pour les travaux votés spécifiquement par l’assemblée hors budget prévisionnel, conformément au calendrier voté ou en temps utile pour permettre au syndic de régler les entreprises missionnées.

L'assemblée générale peut aussi voter l’appel d’avances pour « provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés » ; l'assemblée décide de telles provisions à la majorité absolue et convient du mode de placement des fonds recueillis.

Enfin en cas de plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale, le syndic peut appeler des avances correspondant à l'échéancier prévu.

Les appels du syndic sont payables sans délai. Toute somme non réglée porte intérêt au profit du syndicat à compter de la mise en demeure. Par ailleurs, à défaut du versement à sa date d'exigibilité d'une provision pour charges courantes prévues au budget prévisionnel, les autres provisions prévues pour l’exercice et non encore échues deviennent immédiatement exigibles après mise en demeure. Le syndic peut saisir la justice ; il dispose d’un privilège lui permettant d’inscrire une hypothèque sur les lots du débiteur, et d’un privilège spécial le rendant, en cas de vente des lots, prioritaire y compris à l’égard des créancier hypothécaires inscrits avant lui.

Par ailleurs, « les frais nécessaires exposés par le syndicat, à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire, sont imputables à ce seul copropriétaire » (article 10-1 de la loi) ; Pour mettre fin aux divergences d’interprétation sur le type de frais concernés, il est désormais précisé que ce sont, notamment, les « frais de mise en demeure, de relance, de prise d’hypothèque à compter de la mise en demeure, ainsi que les droits et émoluments des actes d’huissier et le droit de recouvrement ou d’encaissement à la charge du débiteur ».

En cas de vente des lots de copropriété en cours d’exercice, le copropriétaire vendeur abandonne les provisions versées pour le budget prévisionnel et les travaux et dépenses hors budget votés spécifiquement par l’assemblée ; par contre, il récupère sa quote-part du « fonds de roulement » et des avances versées pour travaux non encore décidés.
Notons aussi que désormais, la loi prévoit expressément que les honoraires du syndic pour l’établissement de l’état daté (document destiné à regrouper les renseignements sur les charges, les procédures en cours, l’état de l’immeuble… destinés à l’information de l’acquéreur), dont le caractère individualisé légitime que seul le copropriétaire vendeur en soit redevable, sont supportés par le seul copropriétaire vendeur.

Fiche pratique réalisée en collaboration avec Universimmo.com